全部を管理会社に任せるのでも、自分たちだけで管理するのでもない。
小規模マンションでは、一般的な管理会社へすべてを委託すると、1戸あたりの管理費負担が大きくなります。
一方で、自主管理を続けようとすると、理事長や会計担当者など、一部の人に仕事と責任が集中しやすくなります。
KTCが考えるのは、そのどちらかを選ぶことではありません。
管理組合・KTC・専門業者が、それぞれ無理なく担える役割を決め、そのマンションに合った管理体制をつくること。
私たちは、これを「協同型マンション管理」と考えています。
小規模マンション・自主管理マンションの管理相談
管理会社に断られた。
自主管理を続けられるか不安。
会計だけ任せたい。
今の管理会社を変えるべきか迷っている。
初回30分無料。戸数と困っていることだけで結構です。
協同型マンション管理とは
マンション管理には、さまざまな仕事があります。
会計、請求、支払、滞納管理、理事会、総会、建物点検、清掃、修繕、契約管理、住民への連絡。
これらを、すべて管理会社が行わなければならないわけではありません。
反対に、すべてを管理組合だけで行う必要もありません。
例えば、
- 会計や期限管理、継続的な記録はKTCが担う
- 日常の簡単な確認や意思決定は管理組合が担う
- 清掃、設備点検、修繕などの専門作業は専門業者が担う
- 住民では難しい現地対応だけを必要に応じて外部へ依頼する
という方法があります。
大切なのは、最初から決まった管理メニューを当てはめることではありません。
そのマンションでは、誰が、何を、どこまで担うのが現実的なのか。
そこから管理の仕組みを考えます。
住民に仕事を押しつける管理ではありません
「住民も参加する」と聞くと、
「管理会社の仕事を住民にやらせるのではないか」
と思われるかもしれません。
KTCが考える協同型管理は、そのようなものではありません。
専門知識が必要なこと、継続して管理しなければならないこと、役員が交代しても記録を残す必要があることまで、住民に任せるべきではないと考えています。
一方で、マンションに住んでいるからこそ簡単にできることもあります。
共用部の異常に気づくこと。
業者が来たときに入館を確認すること。
掲示物を確認すること。
理事会や総会でマンションの方針を決めること。
こうしたことまで、すべて外部の管理会社が行えば、その分だけ管理費は高くなります。
だからこそ、
住民だからできること。
KTCだから担うべきこと。
専門業者に任せるべきこと。
を整理します。
マンションによって、管理の形は違います
例えば、同じ20戸のマンションでも状況は違います。
長年、自主管理を続けていて、日常管理は問題なくできているが、会計担当者だけが高齢になっているマンション。
住民の協力はあるものの、修繕や点検の判断をできる人がいないマンション。
役員のなり手が少なく、理事長一人に管理会社とのやり取りが集中しているマンション。
すでに管理会社へ委託しているものの、管理委託費の値上げによって、今までと同じ管理を続けることが難しくなっているマンション。
必要な管理体制は、それぞれ違います。
KTCでは、既製の管理メニューから選んでもらうのではなく、現在の管理状況を確認し、そのマンションに必要な管理体制を設計します。
KTCがまず確認すること
最初から「管理会社へ全部委託してください」と提案することはありません。
まず、現在の管理を整理します。
誰が会計をしているのか。
誰が支払を確認しているのか。
点検や契約の期限は誰が管理しているのか。
建物の異常は誰が確認しているのか。
修繕の記録は残っているのか。
理事長や特定の住民だけに仕事が集中していないか。
そのうえで、
今のまま管理組合で続けられる仕事
KTCへ任せた方がよい仕事
専門業者へ任せる仕事
現在、誰も担当していない仕事
を整理します。
そこから初めて、必要な管理体制を考えます。
会計だけをKTCに任せることもできます
自主管理そのものが問題なのではありません。
住民の協力があり、日常管理が機能しているマンションであれば、自主管理を続けることが合理的な場合もあります。
その場合、
「会計だけKTCへ任せる」
という選択もできます。
管理費等の請求、入金確認、未収金管理、支払、月次収支、決算資料など、継続性や正確性が必要な部分だけを外部化することで、自主管理を続けやすくなる場合があります。
KTCと一緒に管理することもできます
会計だけではなく、
理事会や総会の準備、点検スケジュールの管理、修繕履歴の整理、業者とのやり取りなどにも負担が出ている場合は、KTCが管理実務の一部を担います。
管理組合は意思決定を行い、KTCはその決定を継続的な実務につなげます。
必要な専門作業は、清掃会社、設備会社、工事会社などの専門業者が担当します。
管理組合が全部やるのでも、KTCが全部やるのでもありません。
それぞれの役割を決めて運営します。
必要であれば、管理会社として広く業務を引き受けることもできます
マンションによっては、
「もう住民だけで日常管理を続けることが難しい」
という場合もあります。
その場合には、KTCが管理会社として、基幹事務を含む管理業務を広く引き受ける方法も検討します。
重要なのは、最初から全部委託を前提にしないことです。
現在できていることまで外部へ委託する必要はありません。
反対に、無理をして住民だけで抱え続ける必要もありません。
管理会社を変える前に、管理の仕組みを確認する
現在の管理会社に不満がある場合でも、管理会社を変更するだけでは問題が解決しないことがあります。
問題の原因が、
管理会社なのか。
契約内容なのか。
管理費不足なのか。
役割分担なのか。
意思決定の仕組みなのか。
まず確認する必要があります。
KTCでは、管理会社変更そのものを目的にはしません。
そのマンションが、この先も無理なく管理を続けられる体制をつくることを目的とします。
小規模マンションだからこそ、管理方法を選び直す
大規模マンションと同じ管理方式を、小規模マンションにもそのまま当てはめる必要はありません。
戸数が少ないからこそ、住民同士の距離が近く、柔軟に役割を分けられるという利点もあります。
その一方で、一人が抜けただけで管理が回らなくなる危険もあります。
だからKTCでは、
誰か一人の頑張りにも、管理会社への丸投げにも依存しない管理体制
をつくりたいと考えています。
それが、KTCの考える協同型マンション管理です。
まずは、今の管理を整理するところから
「自主管理を続けたい」
「会計だけ任せたい」
「今の管理会社との契約を見直したい」
「管理会社に全部任せる費用は負担できない」
「理事長の負担を減らしたい」
「誰が何を担当すればよいのか分からなくなっている」
そのような段階でも構いません。
最初から委託内容を決める必要はありません。
現在の管理状況を確認し、
管理組合ができること、KTCが担うこと、専門業者に任せること
を一緒に整理するところから始めます。
小規模マンション・自主管理マンションの管理でお困りの場合は、ご相談ください。
お困りのことと、マンションの戸数だけでも結構です。
対象となるマンション
主に、次のようなマンションを対象としています。
- 10戸〜30戸前後の小規模マンション
- 自主管理マンション
- 築年数が経過し、管理上の課題が増えてきたマンション
- 管理会社への全部委託が難しいマンション
- 会計業務だけを外部に任せたいマンション
- 理事長や会計担当者の負担が大きくなっているマンション
- 管理会社から契約見直し・値上げ・解約を打診されているマンション
- 管理会社を変更する前に、現状を整理したいマンション
対象エリアは、関西圏を中心に対応しています。
内容によっては、オンライン・電話・メールでのご相談も可能です。
ご相談の流れ
1. お問い合わせ
まずは、お申込みフォームにてご連絡ください。
現在の管理状況、困っていること、相談したい内容を簡単にお知らせください。
2. 初回相談
管理組合の状況をお聞きし、対応可能な内容を確認します。
初回相談では、すぐに契約をおすすめするのではなく、まずは現在の課題を整理します。
3. 資料確認
必要に応じて、次のような資料を確認します。
- 管理規約
- 使用細則
- 直近の総会議案書
- 決算書
- 予算書
- 管理委託契約書
- 月次報告書
- 通帳管理・支払処理に関する資料
- 理事会議事録
4. 課題整理
現在の管理組合運営において、どこに負担・不安・リスクがあるのかを整理します。
5. 業務範囲のご提案
必要に応じて、会計業務のみの委託、一部管理委託、理事会支援、管理会社変更前の整理など、管理組合に合った方法をご提案します。
6. お見積り
業務範囲が決まった後、費用のお見積りを提示します。
7. 理事会・総会での検討
管理組合として正式に委託する場合は、理事会・総会での検討が必要になることがあります。
必要に応じて、説明資料の作成や議案作成の補助も行います。
料金の目安
マンションの戸数、管理状況、業務範囲、資料の整理状況により費用は変わります。
以下はあくまで目安です。
| 内容 | 料金の目安 |
|---|---|
| 初回相談 | 30分無料 |
| スポット相談 | 11,000円〜33,000円 |
| 現状整理レポート作成 | 33,000円〜77,000円 |
| 会計業務のみ委託 | 月額33,000円〜55,000円程度 |
| 理事会・総会資料作成補助 | 33,000円〜 |
| 管理会社変更前の現状整理 | 55,000円〜 |
| 一部管理委託・管理委託 | 個別見積り |
※上記は税込の目安です。
※管理組合の状況、戸数、業務範囲、資料確認の量により変動します。
※法的判断、税務申告、登記、訴訟代理など、専門資格者の業務に該当する内容は、弁護士・税理士・司法書士等の専門家をご紹介または連携する場合があります。
無料相談で確認できること
初回無料相談では、主に次のような内容を確認します。
- 現在の管理方式
- 戸数・築年数
- 管理費・修繕積立金の状況
- 会計業務の困りごと
- 理事会・総会運営の状況
- 管理会社との契約状況
- 外部委託を検討している業務範囲
- 今すぐ対応すべき問題があるかどうか
初回相談だけで、すべての問題を解決することはできません。
ただし、まず何から整理すべきかを明確にすることは可能です。
ご相談前にご準備いただきたい資料
可能であれば、次の資料をご用意ください。
- 直近の総会議案書
- 直近の決算書・予算書
- 管理規約・使用細則
- 管理委託契約書
- 月次報告書
- 通帳残高がわかる資料
- 未収金一覧
- 理事会議事録
- 現在困っていることをまとめたメモ
すべて揃っていなくてもご相談は可能です。
資料が不足している場合は、どの資料から確認すべきかを一緒に整理します。
お問い合わせ
小規模マンション・自主管理マンションの管理相談は、下記よりお申込みください。
お困りのことと戸数だけでも結構です。
すべてを管理会社に任せるのではなく、必要な部分だけを外部に委託する方法があります。
