自主管理を続けることが難しくなってきたマンションへ
これまで自主管理で運営してきたが、会計担当者や理事長の負担が大きくなってきた。
現在の管理会社から値上げや契約終了を打診された。
別の管理会社を探しているが、戸数が少ないことを理由に断られている。
そのようなマンションでは、単に「次の管理会社を探す」だけではなく、これから誰が、どの管理業務を担うのかを整理することが重要です。
関西建物センターでは、小規模マンションや自主管理マンションについて、管理会社として管理業務をお引き受けしています。
ただし、すべての業務を管理会社に任せることだけが選択肢ではありません。
現在の管理状況を確認したうえで、全面的な管理委託、一部委託、自主管理を残す方法などから、マンションに合った管理体制を考えます。
このようなマンションからご相談いただけます
- 10～30戸前後の小規模マンション
- 自主管理を続けることに限界を感じている
- 理事長や一部の役員に負担が集中している
- 会計担当者の高齢化や後継者不足に困っている
- 現在の管理会社から値上げを求められている
- 管理委託契約の終了を打診されている
- 管理会社を探しているが、戸数が少ないことを理由に断られている
- 会計、修繕、理事会運営などをまとめて整理したい
- 管理会社を変更する前に、現在の管理状況を確認したい
管理会社への委託をすでに決めている必要はありません。
「自主管理を続けるべきか、管理会社に任せるべきか」という段階からご相談いただけます。
「基幹事務」とは何か
マンション管理業における基幹事務とは、法律上、大きく次の3つをいいます。
- 管理組合の会計の収入・支出の調定
- 出納
- マンションの維持・修繕に関する企画または実施の調整
簡単にいえば、
お金を管理し、建物を維持し、管理組合の運営を継続させるための中心的な事務
です。
ただし、実際のマンション管理は、この3つだけでは成り立ちません。
管理組合によっては、理事会・総会支援、建物点検、業者手配、居住者対応なども必要になります。
そのため、KTCでは「基幹事務だけ」を切り離して考えるのではなく、マンション全体として何が必要なのかを確認したうえで業務範囲を決めます。
KTCに管理を委託した場合の主な業務
マンションの状況や契約内容によって異なりますが、例えば次のような業務を組み合わせます。
会計・出納
- 管理費・修繕積立金等の請求
- 入金確認
- 支払処理
- 未収金管理
- 月次会計報告
- 決算・予算資料作成
理事会・総会支援
- 理事会資料の作成
- 議案整理
- 総会資料作成
- 理事会・総会運営の補助
- 決定事項の整理
建物・設備管理
- 建物の巡回確認
- 点検・メンテナンス業者との調整
- 不具合発生時の業者手配
- 修繕見積りの取得・整理
- 修繕実施に向けた調整
管理組合運営の支援
- 管理組合からの相談対応
- 書類・契約関係の整理
- 管理上の課題の整理
- 必要に応じた専門業者・専門家との連携
実際にどこまで委託するかは、管理組合ごとに決まります。
管理会社に任せても、管理組合の判断は残ります
管理会社に業務を委託しても、管理組合そのものがなくなるわけではありません。
例えば、
- 予算を決める
- 管理費や修繕積立金を決める
- 大きな修繕を実施するか決める
- 管理規約を変更する
- 管理会社との契約内容を決める
といった重要事項は、管理組合として判断する必要があります。
管理会社の役割は、管理組合に代わって何でも決めることではありません。
管理組合が判断できるように、必要な情報を整理し、継続して管理できる状態を作ること
だと関西建物センターでは考えています。
小規模マンションでは「全部委託」が最適とは限りません
戸数が少ないマンションでは、大規模マンションと同じ業務をそのまま委託すると、1戸あたりの管理費負担が大きくなることがあります。
そこで、
管理会社として一通り任せる
会計、理事会・総会支援、建物管理などを含めて管理会社に委託する。
一部だけ管理会社に任せる
会計や理事会支援など、負担の大きい部分だけ外部化する。
自主管理を残す
住民でできる部分は残し、専門性や継続性が必要な部分だけ外部に任せる。
という選択肢があります。
どれが正しいということではありません。
マンションの戸数、役員の状況、築年数、設備、管理費、修繕状況によって適した方法は異なります。
管理会社を変更するだけでは解決しない場合もあります
現在の管理会社への不満が大きい場合、「管理会社を変えれば解決する」と考えやすくなります。
しかし、
- 理事会で物事を決められない
- 修繕が長年先送りされている
- 滞納問題が整理されていない
- 会計資料が整っていない
- 一部の役員に負担が集中している
といった問題は、管理会社を変更するだけでは依然残ることがあります。
また、管理状態が整理されていないマンションほど、新しい管理会社から受託を断られる可能性もあります。
そのため関西建物センターでは、管理会社変更そのものを目的とするのではなく、まず現在の管理状態を確認します。
委託開始までの流れ
1．現在の状況を確認
戸数、築年数、現在の管理方式、困っていることなどをお聞きします。
2．資料を確認
必要に応じて、
- 管理規約
- 総会議案書
- 決算書・予算書
- 管理委託契約書
- 月次報告書
- 修繕履歴
- 長期修繕計画
- 理事会議事録
などを確認します。
すべて揃っていなくても構いません。
3．現在の管理上の課題を整理
会計、理事会運営、建物・設備、修繕、住民対応などについて、どこに負担や問題があるのかを整理します。
4．委託範囲をご提案
全面的な管理委託がよいのか、一部委託がよいのか、自主管理を残した方がよいのかを検討します。
5．お見積り
実際に関西建物センターがお引き受けする業務範囲を決めたうえで、管理委託費をご提示します。
6．管理組合での検討・契約
必要な手続きを経て管理委託契約を締結し、現在の管理会社または管理組合から業務を引き継ぎます。
管理委託費について
管理委託費は個別にお見積りします。
小規模マンションでは、単純に「1戸あたりいくら」という考え方だけでは適正な管理委託費を算出できません。
例えば、
- 戸数
- 築年数
- 建物・設備の内容
- 理事会・総会の開催頻度
- 会計処理の量
- 滞納状況
- 管理員の有無
- 巡回頻度
- 現在の資料整理状況
- KTCが担当する業務範囲
によって必要な業務量が変わるためです。
初回相談で状況を確認しただけで契約を求めることはありません。
まず、どのような管理方法が現実的なのかを整理したうえでお見積りします。
管理会社に断られた場合もご相談ください
「戸数が少ないので見積りできないと言われた」
「現在の管理会社から契約終了を打診された」
「管理会社への全面委託を検討しているが、費用が心配」
「自主管理を続けてきたが、もう限界かもしれない」
このような場合でも、すぐに全面委託と決める必要はありません。
現在の管理状況を確認し、
何を管理組合に残し、何を外部に任せれば継続できるのか
から整理します。
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