自主管理マンションは、どこまで住民だけで続けられるのか

自主管理マンションから相談を受けていると、よく出てくる言葉があります。

「これまで何十年も、自分たちだけでやってきた」

これは、自主管理マンションの強さを表している言葉でもあります。

実際、私たちが見てきた小規模な自主管理マンションの中には、管理会社へ全部委託しているマンションより、役員や一部の組合員が建物のことをよく理解し、必要な修繕や管理費の使い方について真剣に考えているところがあります。

したがって、

「自主管理だから管理状態が悪い」

「管理会社へ全部委託すれば安心」

という整理は、実際の現場とは合いません。

一方で、自主管理には明確な弱点もあります。

それは、管理業務そのものが難しいことよりも、今できている管理を、次の人へ移せないことです。

自主管理を続けられるかどうかを考えるときは「何歳までできるか」or「管理会社を入れるべきか」という二択は好ましくありません。

まずは、

今の管理が、誰の能力と経験によって成立しているのか、ということを確認してください。

自主管理という「名称」と、実際の管理状態は別

中古マンションの売買では、「自主管理」という言葉だけを見て不安を感じる購入希望者や不動産事業者がいるのも事実です。

その背景には、

「修繕積立金は足りているのか」

「長期修繕計画はあるのか」

「管理費の滞納はどうなっているのか」

「役員が高齢化した後も運営できるのか」

といった不確実性があります。

しかし、これは本来、自主管理だけの問題ではありません。

管理会社へ全部委託していても、修繕積立金が不足しているマンションはあります。

理事会がほとんど機能していないマンションもあります。

管理会社から提示された議案を、そのまま総会へ上程しているだけという管理組合もあります。

反対に、自主管理であっても、毎年総会を開き、会計を整理し、必要な工事を自分たちで判断している管理組合があります。

したがって、本来確認すべきなのは、

管理会社がいるかどうかではなく、管理の状態が第三者にも説明できるかどうか、です。

これは制度上の話と、現場運営の話を分けて考える必要があります。

管理規約、総会、会計、長期修繕計画などが形式的に整っていることは重要です。

しかし、それだけでは運営はできません。

実際に誰が請求書を確認し、誰が業者へ連絡し、誰が工事の必要性を判断し、誰が組合員へ説明しているのか。

ここは、書類だけを見ても分からない部分です。

自主管理の本当の状態を見るには、この両方を確認する必要があります。

設備が少ないマンションほど、自主管理は長く続けられる

特に小規模で、比較的築年数が経過したマンションの場合、建物設備がそれほど多くないことがあります。

機械式駐車場がない。

オートロックも複雑ではない。

共用施設もない。

エレベーターすらないマンションもあります。

このような建物で、組合員同士の関係も安定していれば、自主管理は意外なほど長く続きます。

管理会社から見れば、「なぜ管理会社を入れないのか」と考える場合もあります。

しかし、住民側から見れば、

清掃は近所の業者へ依頼する。

消防設備点検は専門業者へ直接頼む。

不具合があれば修理する。

会計は一人の組合員が処理する。

年に一度総会を開く。

これで十分に回っているのであれば、毎月まとまった管理委託費を支払う必要性を感じないのもごく自然です。

KTCとしても、そういう管理組合に対して、

「自主管理は危険だから、全部委託してください」とは考えていません。

むしろ、住民自身が判断できる状態が維持されているのであれば、それは残した方がよいと考えます。

自主管理の強みは、管理費が安くなることだけではありません。

自分たちの建物について、自分たちで判断する習慣が残っていることにも価値があります。

問題は「仕事ができる人」がいることではなく、その人しかできなくなること

ところが、自主管理が長く続くほど、別の問題が生まれます。

あるマンションでは、会計に詳しい人が何十年も帳簿を管理している。

別のマンションでは、理事長経験の長い人が、修繕業者も過去の経緯も全部把握している。

また別のマンションでは、建築や設備に詳しい組合員が、工事の必要性を判断している。

これは、自主管理を成立させる非常に重要な力です。

しかし、その状態が長く続くと、

「この人に聞けば分かる」から、

「この人にしか分からない」へ変わります。

ここが、自主管理の転換点です。

KTCが自主管理マンションの相談を受ける際にも、単に役員の年齢を見るわけではありません。

例えば、

• 管理費等の請求方法を他の人も説明できるか
• 通帳・印鑑・会計資料の保管方法が共有されているか
• 滞納者への対応経緯が記録されているか
• 修繕業者をなぜ選んだのか記録が残っているか
• 過去の修繕履歴を第三者が追えるか
• 理事長が交代しても総会を開催できるか

こうしたことを見ます。

重要なのは、現在の人が元気かどうかではありません。

その人が来月突然いなくなっても、今の管理を再現できるかどうかです。

再現できない業務が増えてきたとき、自主管理はまだ動いていても、体制としては既に弱くなり始めています。

自主管理が崩れてから全部委託すればよい、というわけではない

ここでよく起きる判断の遅れがあります。

「まだできているから、もう少しこのままで」という判断です。

その考え方自体は間違っていません。

外部委託には当然費用がかかりますし、管理会社へ任せたことで、今まで住民自身が持っていた判断力が弱くなることもあります。

したがって、早ければ早いほど全部委託した方がよい、という話ではありません。

ただし、管理が実際に崩れてから外部へ出そうとすると、別の問題が起きます。

例えば、

長年会計を担当していた人が突然辞めた。

帳簿と銀行残高が一致しない。

昔の請求資料が残っていない。

滞納があることは分かるが、いつからなのか分からない。

修繕履歴が整理されていない。

組合員名簿が更新されていない。

さらに役員同士の関係まで悪くなってくる。

この状態で管理会社へ、

「来月からお願いします」

と言われても、管理会社が引き継げるのは、存在している情報だけです。

分からなくなった過去まで、管理会社が自動的に復元できるわけではありません。

しかも、管理会社側から見ても、この状態のマンションは受託後の工数が非常に大きくなります。

結果として、

「受託できない」

「通常の管理委託費では対応できない」

という判断になることもあります。

つまり、外部委託を考える時期は、

自主管理ができなくなった時ではなく、自主管理できているうちなのです。

全部委託ではなく、「どの機能を外へ逃がすか」を考える

ここで重要なのは、管理会社を入れることと、全部委託することを同じ意味にしないことです。

KTCでは、自主管理マンションを見るとき、管理業務をいくつかの機能に分けて考えます。

例えば、

会計。

管理費等の請求。

滞納管理。

設備点検。

業者手配。

理事会・総会資料作成。

修繕計画。

組合員への連絡。

資料保管。

意思決定の整理。

これらをすべて住民が担う必要もなければ、すべて管理会社へ渡す必要もありません。

例えば、組合員同士の関係が良好で、建物のことを判断できる人がいる。

しかし会計担当者だけが高齢化している。

それなら、会計だけを外へ出せばよいかもしれません。

逆に、会計は問題ないが、修繕について判断できる人がいないのであれば、建築士やマンション管理士など、必要な専門家を案件ごとに利用する方法もあります。

また、管理費を抑えたいのであれば、日常清掃や簡単な確認作業を住民側に残し、会計や事務処理だけ管理会社へ委託する方法も考えられます。

ここで大切なのは、

「自主管理を続けるか」

「管理会社へ全部任せるか」

という二択にしないことです。

私たちが考えるのは、

現在、誰か一人に依存している機能から順番に外へ逃がすことです。

この順番であれば、自主管理のよい部分を残しながら、将来の運営リスクを減らすことができます。

外部専門家と管理会社は、役割が違う

自主管理マンションから、

「マンション管理士へ相談するのと、管理会社へ相談するのは何が違うのか」と聞かれることがあります。

これも、どちらが優れているという話ではありません。

管理規約を見直したい。

大規模修繕の進め方について第三者意見がほしい。

現在の管理会社の提案をチェックしたい。

このような場合は、独立したマンション管理士や建築士が適している場合があります。

一方で、

毎月会計処理を続ける。

管理費等を請求する。

滞納状況を更新する。

設備業者へ連絡する。

役員が交代しても同じ方法で仕事を続ける。

という仕事は、単発の助言では終わりません。

必要なのは専門知識だけでなく、業務を継続できる仕組みです。

自主管理から外部委託へ移る場面では、

「誰に相談するか」より、

相談した後、その仕事を誰が継続してやるのかまで考えておく必要があります。

この意味では、継続実務まで必要なマンションであれば、助言だけの専門家より、

実務を受け持てる管理会社や事務受託者の方が適する場合があります。

反対に、住民自身で実務を続けられるのであれば、管理会社へ委託する必要はありません。

次に確認するのは「管理会社を入れるか」ではない

自主管理マンションが次に確認すべきことは、管理会社の見積金額ではありません。

まず、現在行っている管理業務を書き出してください。

そして、それぞれについて、

「誰がやっているのか」

「その人以外でもできるのか」

「やり方は文書になっているのか」

「過去の経緯を第三者が追えるのか」

「その人が突然いなくなったら翌月も続けられるのか」

を確認します。

一つでも「この人しかできない」という仕事があれば、それが最初に見直すべき部分です。

自主管理の限界は、役員の体力が尽きた日に突然やって来るわけではありません。

その前から少しずつ、

会計が分からなくなる。

修繕履歴が分からなくなる。

業者との関係が分からなくなる。

判断できる人が減っていく。

という形で始まっています。

だからこそ、

「まだ自主管理できるから、何もしない」ではなく、

まだ自主管理できるうちに、次の人でも続けられる形へ変えておく。

それが、自主管理を長く続けるための準備だとKTCでは考えています。

全部委託に変えることが正解とは限りません。

反対に、住民だけで最後まで抱えることが正解とも限りません。

住民が持っていた方がよい判断は残し、個人に依存している仕事だけを外へ移す。

その境界線を決めることが、自主管理マンションにとって最も重要な管理体制づくりです。

KTCでは、自主管理をやめることを前提にするのではなく、現在の管理業務を整理し、住民側に残す仕事と外部へ出す仕事を分けるところからご相談をお受けしています。