管理会社に全部任せないマンション管理という選択肢
「マンションには管理会社が入っているものだ」そう考えている方は少なくないと思います。
「マンションは管理を買え」という言葉も、昔からよく使われてきました。大手の管理会社が入っていれば安心できる。管理会社がきちんとしているマンションなら、将来売却するときにも評価されやすい。
その考え方には、一定の合理性があります。
ところが、小規模マンションの現場を見ていると、従来の考え方だけでは説明できないことが増えてきました。
管理会社から管理委託費の値上げを求められる。採算が合わないとして契約終了を申し入れられる。自主管理マンションが新しく管理会社を探しても、戸数が少ないという理由で断られる。
こうしたとき、管理組合では、「管理会社がいなくなったら、マンション管理ができなくなるのではないか」という不安が生じます。
しかし、私たちは、その相談を受けたときに、まず管理会社探しから始めるわけではありません。
その前に確認したいことがあります。
そもそも、このマンションでは、管理会社に何をしてもらう必要があるのでしょうか。
「管理会社を入れるか、自主管理を続けるか」ではなく、マンション管理に必要な機能を一度分解してみる。
そこから考えると、別の管理方法が見えてくることがあります。
管理会社がいることと、管理体制があることは同じではない
管理会社への一括委託には、大きな利点があります。
会計、清掃、管理員、設備点検、理事会・総会支援、修繕、緊急対応などについて、一つの窓口で対応してもらえます。
特に戸数が多く、設備も多いマンションでは、この仕組みは非常に合理的です。
一方で、管理会社が入っていることだけをもって、「管理体制が整っている」とまでは言えません。
私たちが実際にマンションの引継ぎに関わると、
「この工事はなぜ実施したのか」
「この契約内容になった理由は何か」
「以前の総会では、どこまで議論されたのか」
と確認しても、分からないことがあります。
管理会社には書類が残っている。
管理組合にも議事録はある。
しかし、判断に至った経緯が残っていない。
担当者が交代すると、さらに分からなくなります。
これは書類が存在するかどうかだけの問題ではありません。
マンションの管理に必要な情報が、次の人へ引き継げる形になっているかどうかという問題です。
国土交通省の管理計画認定制度でも、認定基準として確認されるのは管理会社名ではありません。総会の開催、管理規約、管理費と修繕積立金の区分経理、長期修繕計画、組合員・居住者名簿など、管理組合の具体的な管理状態が確認されます。
つまり、「どこの会社に任せているか」と「どのような管理状態になっているか」とは、分けて考える必要があります。
KTCでは、まず管理業務を四つに分けて考える
小規模マンションや自主管理マンションから相談を受けたとき、
私たちはまず、現在の管理が、何によって成り立っているのかを整理します。
その際、マンション管理の骨格を大きく四つに分けて考えます。
一つ目は、意思決定です。
問題が起きたとき、誰が情報を集めるのか。誰が選択肢を整理するのか。理事会で決めるのか、総会に諮るのか。
ここが機能しなければ、管理会社がどれほど資料を用意してもマンションは動きません。
二つ目は、会計です。
管理費や修繕積立金が正しく処理されているだけではなく、滞納や未払いを把握でき、役員側でも資金状態が確認できる必要があります。
三つ目は、現地対応です。
漏水、設備故障、不法投棄、扉の不具合など、マンションでは「誰かが現地を見なければ始まらない」問題が必ず発生します。
その人が修理までできる必要はありません。
まず現場を確認し、状況を記録し、必要な専門業者につなぐ仕組みが必要です。
四つ目は、履歴です。
何が起きて、何を調べ、どのような選択肢があり、最終的に何を決めたのか。
これが残っていなければ、役員が交代するたびに判断がリセットされます。
私たちが「履歴」を重視するのは、単なる書類整理のためだけではありません。
将来の意思決定コストを下げるためです。
過去に何を考えたのかが分かれば、次の役員が同じ調査を最初からやり直さなくても済みます。
この四点を継続できる状態にすることが、管理体制の土台だと考えています。
会計だけ外部委託しても、管理が完成するわけではない
例えば、以前から自主管理を続けてきた小規模マンションがあるとします。
住民の高齢化が進み、会計だけは外部に委託することにしました。
帳簿は整いました。決算書も作成されます。
一見すると、それだけでもかなり楽になります。
しかし、しばらくすると別の問題が出てくることがあります。
滞納が発生したとき、誰が本人へ連絡するのか。
所有者が変わったことを誰が把握するのか。
請求書が届いたとき、誰が内容を確認し、支払いを承認するのか。
設備に不具合があったとき、誰が業者を呼ぶのか。
会計会社の業務範囲にそこまで含まれていなければ、当然、管理組合側で対応しなければなりません。
実際にKTCが見てきた自主管理マンションでも、会計業務そのものより、こうした「業務と業務の間に落ちる仕事」が管理を難しくしていることがあります。
ここが、管理を単純な業務一覧だけでは設計できない理由です。
「会計」「清掃」「設備点検」という業務を個別に発注しただけでは、管理体制にはなりません。
それぞれの仕事の境界で何かが起きたとき、誰が次の人へボールを渡すのかまで決めておく必要があります。
「全部任せない」は、理事長が全部やることではない
ここは、特に注意しなければならないところです。
管理会社への一括委託を減らすと、その分だけ理事長の仕事を増やせばよい、と考えられてしまうことがあります。
しかし、それではまず長続きしません。
ある理事長が非常に熱心で、建物にも会計にも詳しい。
業者との連絡も全部できる。
その人がいる間は管理がうまくいくでしょう。
しかし、その人が退任した途端に回らなくなるなら、それは確立した管理体制とは言いにくい。
管理会社依存をなくして、理事長依存に変えただけだからです。
KTCが目指しているのは、「住民にもっと仕事をしてもらう管理」ではありません。
特定の管理会社にも、特定の理事長にも依存し過ぎない管理です。
例えば、清掃は清掃会社。
設備点検は専門会社。
会計は会計業務を担当する会社。
現地で一次確認できる人も決める。
その一方で、問い合わせ先、報告方法、記録場所、承認方法を決めておく。
こうすれば、役員が交代しても仕組みは残ります。
つまり、部分委託の本質は業務をバラバラにすることではありません。
分業しても、管理が分断されないようにつなぐことです。
一括委託の方がよいマンションも当然ある
ここまで読むと、「それなら管理会社への一括委託は不要なのではないか」と思われるかもしれません。
そうではありません。
設備が多い。
問い合わせが多い。
戸数が多い。
役員になれる人が少ない。
現地で動ける人がいない。
住民間の調整に大きな負担がかかっている。
こうしたマンションでは、一括委託によって管理会社が全体の交通整理をすることに大きな価値があります。
また、役員のなり手不足などから外部管理者方式を検討するマンションも今後増えることでしょう。
国土交通省は2026年4月に「マンションにおける外部管理者方式等に関するガイドライン」を改訂していますが、そこでも外部管理者方式を採用したからといって、管理組合そのものが不要になるという整理ではありません。マンション管理の主体は、区分所有者で構成される管理組合であることが前提とされています。
制度として外部へ任せられることと、現場で誰も判断しなくてよくなることは別の話です。
ですから、
「一括委託か、自主管理か」「大手か、中小か」「全部任せるか、自分たちでやるか」という二択で考える必要はありません。
問題は、そのマンションに必要な機能を、誰が担うのが最も継続しやすいかです。
資産価値を支えるのは、管理会社の看板だけではない
マンションの資産価値という言葉は、どうしても売却価格と結び付けて考えられます。
購入希望者から見れば、一定の知名度を持つ管理会社が入っていることが安心材料になる場合もあるでしょう。
その意味で、管理会社のブランドを完全に無意味だと言うつもりはありません。
しかし、マンションは長期間使われる建物です。
将来の価値を守るには、必要なときに修繕し、そのためのお金を準備し、問題が発生すれば対応し、それまでの経緯を次の役員へ引き継がなければなりません。
そのために必要なのが、組合員としての意思疎通、管理組合としての意思決定ができる状態です。
ここでいう意思疎通とは、住民全員が仲良くすることではありません。
賛成する人もいれば、反対する人もいる。
それでも必要な情報が共有され、意見を出す機会があり、最後は決められた手続きで結論を出せる。
そして決定したことが記録され、次の役員へ引き継がれる。
この状態を維持できることが重要です。
資産価値そのものが「住民の仲の良さ」で決まるわけではありません。
しかし、適切な管理を何十年も続けるためには、意思疎通と意思決定のできる管理組合であることが土台になります。
「どの管理会社にするか」の前に確認してほしいこと
管理会社から値上げを求められている。
契約終了を申し入れられた。
自主管理を続けることに限界を感じている。
そうしたとき、もちろん他の管理会社から見積りを取ることも一つの方法です。
しかし、その前に一度、現在の管理を分解してみてください。
確認したいのは次の五つです。
- 管理会社が現在している仕事のうち、本当に継続して必要なものは何か。
- 会計・現地対応・履歴管理・意思決定について、それぞれ誰が担っているか。
- 業務と業務の境界で問題が起きたとき、誰が次の担当者につなぐのか。
- 現在の理事長が退任しても、同じ方法で管理を続けられるか。
- 現在の管理会社が交代しても、必要な情報と仕組みを次へ引き継げるか。
特に、最後の二つが重要です。
「今の管理会社に満足しているか」だけではなく、「人が変わっても管理を続けられるか」と考えてみる。
そこで不安が見つかったなら、検討すべきなのは管理会社の変更だけではありません。
管理組合自身の管理体制を設計し直すという選択肢が現れます。
KTCでは、小規模マンションや自主管理マンションについて、単に「どの業務を引き受けるか」ではなく、管理組合に何を残し、何を外部化し、誰がそれらをつなげば継続できるのかというところから管理体制を考えています。
全部任せることが正解のマンションもあります。
一部だけ外部へ任せる方がよいマンションもあります。
大切なのは、最初から管理方法を決めることではありません。
そのマンションが、理事長や管理会社が変わった後も管理を続けられる仕組みになっているか。
管理会社を選ぶという話は、本来その後にあるのと私たちは考えています。
