管理会社が見つからないマンションはどうすればよいか――管理費を上げる前に「管理仕様」を見直す

「今の管理会社から大幅な値上げを求められた」

「それなら管理会社を変更しようと何社かに声をかけたが、見積りすら出してもらえない」

特に小規模マンションでは、このような問題が起きることがあります。

管理会社が見つからない理由はいくつかあります。

管理委託費が安すぎる。

管理員や清掃員の確保が難しい。

設備が多く、外注費が高い。

理事会や居住者対応に多くの時間が必要になる。

あるいは、管理組合内部の対立や長期滞納など、管理会社から見て受託リスクが高い場合もあります。

したがって、まず必要なのは、

「なぜ管理会社が見つからないのか」を整理することです。

ただし、仮にここで「金額」が原因だったとしても、

「では管理費を上げましょう」と結論を急ぐ必要はありません。

私たちが確認したいのは、

現在の管理仕様そのものが、そもそもマンションに合っているのかということです。

管理会社を探し続ける前に、一度この「そもそも」を疑ってみる必要があります。

管理会社の値上げには理由がある。しかし、そのまま受け入れる必要はない

管理会社への管理委託費は、毎月定額であることが一般的です。

一見すると、毎月同じ料金を支払うサブスクリプション型のサービスにも見えます。

しかし、実際のマンション管理では人が動いています。

管理員が勤務する。

清掃員が清掃する。

設備会社が点検する。

漏水や設備故障が起きれば、管理会社の担当者が調整する。

最低賃金、人件費、社会保険料、設備会社への外注費などが上昇すれば、当然、管理会社の原価も上昇します。

しかも、管理会社が今年値上げを申し入れたからといって、会社全体の収益が翌月から改善するわけではありません。

マンションごとに契約更新時期が異なり、理事会への説明、予算化、総会などを経るため、価格転嫁には時間がかかります。

管理会社側に値上げが必要になる事情は確かにあります。

しかし、それと、

提示された値上げ額がそのマンションにとって妥当かという問題は別です。

会社によって必要とする利益水準も違います。

小規模マンションから撤退したい会社が、結果として高い条件を提示する場合も考えられます。

また、役員が毎年交代するマンションでは、過去の交渉経緯が十分に引き継がれず、

「去年も上げたのか」

「何を理由に上げたのか」

が分からなくなることもあります。

だから管理会社の説明を疑ってかかるべき、という話ではありません。

管理組合自身が、

「いくらか」だけではなく、「何にいくらかかっているのか」まで把握する

ことが必要という話です。

その管理仕様は、現在のマンションに合わせて決めたものでしょうか

管理委託契約書を一度見てみてください。

管理員は週何日、何時間勤務しているでしょうか。

日常清掃は週何回でしょうか。

定期清掃は年何回でしょうか。

設備点検には何が含まれているでしょうか。

管理会社の担当者は理事会に毎回出席する契約でしょうか。

そして、それぞれについて、

「なぜ、その回数、その時間、その内容なのでしょうか」と考えてみてください。

意外に答えられないことがあります。

マンション竣工時に設定された管理仕様を、その後も引き継いでいるケースが少なくないからです。

管理会社が変わっても、管理仕様はほとんど変わらない。

見直したとしても、

「管理員を週5日から週4日にする」

「勤務時間を1時間短くする」

という部分的な調整にとどまる。

しかし、20年、30年経てばマンションの状況は変わります。

居住者も変わる。

設備も更新される。

ゴミの出し方も変わる。

宅配ボックスなど、竣工当時にはなかった設備が増えていることもあります。

一方で、昔必要だった作業が現在も同じ頻度で必要とは限りません。

国土交通省のマンション標準管理委託契約書でも、事務管理業務、管理員業務、清掃業務、建物・設備等管理業務などを分け、それぞれの業務内容を定める構造になっています。つまり、本来「マンション管理」は一つのサービスではなく、複数の業務の組み合わせです。

問題は、その組み合わせを長年見直していないことです。

管理仕様は「削れるか」ではなく、まず四つに分けてみる

ここで注意したいのは、

「管理仕様を見直す＝点検や清掃を減らして安くする」ではないということです。

私たちが管理内容を整理するときは、大きく四つに分けて考えます。

まず、法令等によって必要なものです。

消防設備、建築設備など、法令上必要となる点検・検査があります。

ここは単純な経費削減の対象ではありません。

次に、事故や重大な故障を防ぐためのものです。

法令上義務ではなくても、設備の状態、築年数、過去の故障状況によって、一定頻度の点検を続けた方が合理的な場合があります。

三つ目は、マンションを運営するために必要なものです。

会計処理、滞納管理、理事会・総会支援、業者との連絡調整などです。

そして四つ目が、利便性や美観を維持するためのものです。

清掃頻度、管理員の窓口時間、植栽管理などが該当します。

この四つは同じように扱うものではありません。

法令上必要な点検を「高いから減らす」ということはできません。

一方で、

「昔から年4回だから」という理由しかない任意業務は、本当に現在もその頻度が必要なのか確認する余地があります。

つまり、

「減らせるものを探す」のではなく、「その業務の目的を確認する」のが先です。

30戸のマンションで、管理会社を替えるだけでは問題は解決しない

例えば30戸程度のマンションを考えてみます。

管理員が週3日勤務している。

別に定期的な清掃を年4回実施している。

複数の設備保守会社と契約している。

管理会社担当者が定期的に理事会へ出席している。

24時間緊急対応が付いている。

ひとつひとつを見れば、おかしな業務ではありません。

ところが全部を積み上げると、30戸で負担するため、1戸当たりの管理コストは大きくなります。

そこで管理会社を変更し、同じ仕様のまま別会社に見積りを求めても、

「この条件では受けられません」となりやすくなります。

この場合、管理会社を5社、10社と探す前に、

管理員が現地でなければできない仕事は何か。

管理員業務と清掃業務を分ける必要があるのか。

理事会に管理会社担当者が毎回出席する必要があるのか。

設備会社との契約を管理会社経由にするのか、管理組合直接契約にするのか。

緊急時に本当に必要な業務は何か。

現地対応が必ず必要なのか。

といったことを組み直してみます。

すると、

「現行の仕様で管理会社を変更する」

「不要な業務を削減して管理会社に見積依頼する」

といった単純比較ではなくなります。

事務管理と会計は管理会社へ委託する。

清掃は直接契約して、清掃範囲を限定する。

管理員業務は日数を変更する、

もしくは、管理員業務を廃止し、代替業務を導入する。

設備点検は専門業者へ直接発注する、

もしくは、可能であれば設備の廃止まで検討する。

緊急対応の対象を限定する。

いろいろな組み合わせが考えられます。

これが、私たちの考える「管理仕様の見直し」です。

管理組合が直接契約をすれば、安くなるとは限らない

これには大きな注意点があります。

管理会社へ任せていた業務を外せば、管理委託費の見積額は下がるかもしれません。

しかし、その仕事が消えるわけではありません。

誰かが設備会社へ連絡する。

誰かが見積りを比較する。

誰かが清掃会社からの報告を確認する。

トラブルが起きれば、誰かが対応する。

その「誰か」が理事長になれば、

管理会社の費用を下げた代わりに、理事長の無償労働を増やしただけということになります。

これは、小規模マンションや自主管理マンションで特に起こりやすい問題です。

最初の数年間は、熱心な理事長がいるため問題なく運営できる。

ところが役員が交代した途端、

「どこの会社に電話すればいいのか分からない」

「この契約は誰が管理しているのか分からない」

「前の理事長しか分からない」という状態になる。

これでは、管理費は安くなっても、管理体制は弱くなっています。

そのためKTCでは、

単純なコスト比較だけではなく、

その業務を外した場合、誰が判断し、誰が実行し、誰が確認するのか

まで、見える化しておく必要があると考えています。

値上げを受け入れることが合理的なマンションもある

反対に、管理仕様を無理に削らない方がよいマンションもあります。

役員のなり手が少ない。

高齢化が進んでいる。

理事会活動に時間を割ける人がほとんどいない。

建物や設備が複雑である。

トラブル対応の頻度が高い。

このようなマンションで、

「管理費を上げたくない」

という理由だけで管理会社の業務を減らしてしまえば、理事会が回らなくなる可能性があります。

その場合は、管理費を増額してでも管理会社に一定範囲を任せた方が、結果として安定することがあります。

これは、

「値上げを受け入れるか」

「仕様を削るか」

という二択の話ではありません。

管理組合が考えるべきことは、

どこまでを管理会社に任せ、どこからを管理組合が担い、その間を誰がつなぐのかを検討する話です。

管理会社が見つからないなら、まず五つを確認する

管理会社探しが難航しているのであれば、さらに見積りを集める前に、一度資料を並べてみてください。

必要なのは、主に次の資料です。

現在の管理委託契約書。

年間予算書。

清掃や設備保守などの個別契約書。

直近の理事会議事録。

過去数年間の修繕・故障履歴。

そして、それぞれの業務について確認します。

なぜ必要なのか。

なぜ、この頻度なのか。

法令等で決まっているのか。

減らすと、どのようなリスクが増えるのか。

この業務を管理会社から外した場合、誰が代わりに担当するのか。

ここまで整理すると、管理会社への見積依頼の内容が変わります。

単に、

「現在と同じ仕様で、もっと安くできませんか」ではなく、

「このマンションには、この管理体制が必要だと考えています。この範囲をお願いできますか」

という相談ができるようになります。

管理会社から見ても、受託できる条件を検討しやすくなります。

目指すのは「安い管理」ではなく「続く管理」

管理会社が見つからないと、どうしても、

「もっと安い会社はないか」

「いくら管理費を上げれば引き受けてもらえるか」という話になりがちです。

しかし、本当に見直すべきなのは、その二つの間にあります。

現在の管理仕様そのものです。

ただし、目的を見失わないようにしてください。

目指すのは、できるだけ業務を削ることではありません。

役員が交代しても、特定の理事長が頑張らなくても、必要な管理が継続する仕組みをつくることです。

管理費を多少上げた方がよい場合もあります。

不要な仕様を減らした方がよい場合もあります。

一部を直接契約に変えた方がよい場合もあります。

場合によっては、現在の管理会社を変更しない方がよいこともあります。

管理会社が見つからないことを、単なる「管理会社探しの失敗」と考える必要はありません。

これまで当然だと思っていた管理方法を一度分解してみて、

「このマンションを今後10年、20年運営するには、どのような管理体制なら続けられるのか」

という視点で考え直す機会にしてください。

管理会社を探すのは、その後でも遅くありません。

株式会社関西建物センターでは、小規模マンションや自主管理マンションを中心に、単に管理業務を受託するだけでなく、現在の契約や管理仕様を整理し、管理組合が継続できる管理体制を考えるご相談にも対応しています。