自主管理マンションの理事長が限界に――管理会社への追加委託を総会でどう説明するか

自主管理マンションの理事長から、「これ以上、自分だけでは対応しきれないので、助けてほしい」という相談がありました。

この管理組合では、すでにKTCが会計業務を受託し、理事会にも出席しています。

しかし、理事長の仕事はそれだけではありません。

業者との調整、住民からの苦情対応、理事会の準備、総会の準備。こうした仕事は、依然として理事長が中心となって担っています。

今回の相談で問題になったのは、単純な業務量だけではありませんでした。

何か問題が起きるたびに、自分が考え、判断し、関係者と調整しなければならない。他の役員から十分な協力を得られない中で、その責任を引き受け続けることが負担になっていたのです。

そこでKTCに、理事長をサポートする業務を追加してほしいという依頼がありました。

ところが、ここで新しい問題が生じます。

追加の支援には費用がかかり、管理組合としての承認が必要です。そのためには、他の組合員に、なぜ今までの管理方法を変える必要があるのか理解してもらわなければなりません。

そして、その説明もまた、すでに限界を感じている理事長の仕事になってしまうのです。

今回は、KTCが実際に受けた相談をもとに、自主管理マンションの良さを残しながら、必要な支援を導入するための難しさについて考えます。

1．自主管理がうまくいっているほど、理事長の負担は見えにくい

自主管理マンションには、管理会社に任せきりにしない良さがあります。

住民同士の関係が良好で、役員や組合員が協力できていれば、共用部分の不具合などに素早く対応できます。

長年の経験から、どの業者に相談すればよいのか、どのような手順で対応すればよいのかを把握していることもあります。

自分たちのマンションを自分たちで管理するという意識は、共用部分を大切に使うことや、住民同士の協力にもつながるでしょう。

また、外部に委託する仕事が少なければ、管理費の支出を抑えられる場合もあります。

このような自主管理は、十分に合理的な管理方法だと思います。

ただし、その運営を支えているのは、住民自身の時間と労力です。

そして、住民同士が公平に協力していると感じていても、実際の負担が公平であるとは限りません。

例えば、日常の清掃には多くの住民が協力していても、業者との交渉や住民間の問題への対応は、特定の役員だけが担っていることがあります。

問題が起きなければ、その仕事は表面に出てきません。

他の組合員から見れば、これまでも特に問題なく管理できていたのだから、今後も同じように続けられると思うかもしれません。

しかし、それは一部の役員が多くの負担を引き受けているからこそ、成立している可能性があります。

自主管理が長年うまくいってきたという成功体験が、必要な変化を難しくしてしまうこともあるのです。

2．理事長が求めているのは、仕事を代わってもらうことだけではない

今回の理事長が負担を感じているのは、主に次の仕事です。

• 業者との調整
• 住民からの苦情対応
• 理事会の準備
• 総会の準備

これだけを見ると、管理会社が作業を代行すれば解決するように思えます。

しかし、実際にはもう少し複雑です。

例えば、業者から修繕工事の見積書が提出された場合です。

業者への連絡や日程調整は、それほど難しくないかもしれません。

しかし、見積金額は妥当なのか、その工事は今実施する必要があるのか、他の方法はないのかといったことまで考えなければなりません。

住民からの苦情も同様です。

単に連絡を受け付けるだけなら、負担はそれほど大きくないないでしょう。

しかし、苦情の相手方にも事情があり、管理組合としてどこまで対応すべきか判断しなければならない場合は、慎重な対応が必要になります。

理事会や総会の準備についても、資料を作ることだけが仕事ではありません。

何を議題にするのか、どのような選択肢があるのか、何を役員や組合員に判断してもらうのか。

こうしたことを整理する必要があります。

今回の理事長が特に負担に感じていたのは、このような判断責任の重さでした。

さらに、他の役員から十分な協力を得られないことも負担を大きくしています。

つまり、今回必要とされているのは、単なる事務作業の代行だけではありません。

理事長が一人で問題を整理し、判断を抱え込まなくても済むようにする支援が求められているのです。

もちろん、管理会社が管理組合に代わって何でも決められるわけではありません。

しかし、判断に必要な資料を整理したり、選択肢を比較したり、関係者との連絡調整を補助したりすることは考えられます。

そのような支援があれば、理事長が感じている負担を軽減できる可能性があります。

3．KTCが考えたのは、必要な仕事だけを追加する「理事長サポート」

理事長から相談を受けた私たちは、現在の管理委託業務の範囲で対応できない仕事について、追加費用と管理組合としての承認が必要になることを説明しました。

今回私たちが最も現実的だと考えているのは、「理事長サポート」という業務を追加する方法です。

すでに受託している会計業務や理事会への出席とは別に、理事長が負担を感じている部分を支援するというものです。

そこで、まず検討したのが、困っている業務をリスト化して、支援内容と費用を示すメニュー表を作る方法でした。

例えば、次のような内容です。

対象業務	追加支援として考えられる内容
業者との調整	見積依頼、回答内容の整理、日程調整
苦情対応	相談内容の整理、対応案の作成、連絡補助
理事会準備	議題の整理、検討資料の作成
総会準備	議案書案の作成、組合員向け説明資料の準備

※上記は検討中の支援内容の例であり、実際に追加契約を締結した業務ではありません。

この方法なら、理事長が必要とする仕事だけを選べます。

管理組合にとっても、追加費用と支援内容が分かりやすくなるはずです。

しかし、ここで一つの問題に直面しました。

価格表を作っただけで、他の組合員はその必要性を理解できるのでしょうか。

これまでの理事会や総会の様子から、私たちは、現状の負担を説明するだけでは十分な理解が得られないのではないかと危惧しています。

組合員に直接確認したわけではないため、実際にどの程度理解されているのかは分かりませんが、

組合員からすれば、これまで自分たちで行ってきた仕事に、なぜ新たな費用が必要になるのか、疑問を持つこともあるでしょう。

他の役員で分担すればよいのではないか、という意見も考えられます。

それは管理組合のお金を使う以上、当然検討すべきことです。

しかし、理事長が何に困り、どのような負担を引き受けているのかが十分に伝わっていなければ、価格だけを見て判断することになります。

その場合、費用について議論する前に、そもそも支援が必要なのかというところから説明しなければなりません。

結果として、次回の総会では問題の共有にとどまり、追加委託の決議は次々回の総会になるかもしれません。

しかし、すでに限界を感じている理事長に、それまで従来どおりの仕事を続けてもらうことが適切なのか。

今回の総会で理事長が交代すれば、また、一からやり直しになるのではないか。

今回私たちが対応方法を何度も検討している大きな問題です。

4．価格表の前に、理事長の負担を理解してもらう資料が必要ではないか

今回の問題を考えると、追加業務のメニュー表と価格表を作成するだけでは、十分ではないと考えました。

まず必要なのは、理事長が現在どのような仕事を担い、何に困っているのかを、他の組合員にも分かる形にすることです。

例えば、理事長の業務について、次のような内容を整理する方法が考えられます。

確認すること	組合員に伝えたい内容
どのような仕事があるか	業者調整、苦情対応、理事会・総会準備など
何が負担になっているか	時間だけでなく、判断責任や関係者との調整
現在どのように対応しているか	理事長が担っている部分と他の役員の協力状況
今後も続けられるか	同じ方法を続ける場合の課題
どのような改善方法があるか	役員間の分担、仕事の簡素化、外部支援など

ここで重要なのは、最初から管理会社への追加委託を前提にしないことです。

例えば、理事会の準備については、他の役員が議題を持ち寄ることで負担を減らせるかもしれません。

一方、業者の見積内容を整理したり、専門的な説明を受けたりする仕事は、管理会社が補助した方が合理的な場合もあります。

この違いを示さなければ、管理組合は追加費用の妥当性を判断できません。

また、理事長の負担を説明する資料と、追加委託を承認してもらうための資料は、目的が異なります。

前者は、現在の管理方法にどのような問題があるのかを理解してもらう資料です。

後者は、どの仕事を、いくらで、どの程度の期間委託するのかを判断してもらう資料です。

もちろん、両方を一つの資料にまとめても構いません。

しかし、組合員が現状を理解していない段階で、費用だけを提示しても、十分な判断材料にはなりません。

さらに、資料の内容については、理事長だけでなく、可能であれば他の役員にも確認してもらうことが望ましいでしょう。

KTCとしては、追加業務の受託を検討する立場ですから、自社の提案に都合のよい説明だけにならないよう注意が必要です。

理事長の大変さを強調することではなく、管理組合が現状を正しく理解し、選択肢を比較できることが目的です。

5．次回総会で何を決めるか――時間をかけることにも問題がある

今回、追加委託の決議が次々回の総会になるかもしれないと考えているのは、規約上、その時期まで決議できないからではありません。

組合員の理解を得るために、時間が必要になるだろうと、推測できるからです。

しかし、合意形成に時間をかけることには、別の問題があります。

理事長業務の負担が、その間も続いてしまうことです。

そこで、例えば、次回総会に向けて考えられる進め方を整理してみます。

第一の方法は、次回総会で追加委託まで決議することです。

理事長の負担、改善の選択肢、KTCが支援する業務、費用、契約期間などを事前に整理し、組合員が判断できる状態にします。

十分な準備ができれば、追加委託を早期に開始できる可能性があります。

ただし、業務範囲や費用が不明確なまま決議を急ぐことは避けなければなりません。

第二の方法は、次回総会では問題の共有を優先することです。

現在の理事長が担っている仕事や、従来の方法を続けることの難しさを説明し、その後に具体的な委託内容を検討します。

組合員が納得するための時間を確保できますが、理事長の負担軽減が遅れてしまう欠点があります。

第三の方法は、期間や費用を限定した支援を検討することです。

例えば、理事会や総会の準備に関する業務だけを一定期間追加し、その効果を確認して継続を判断する方法です。

恒久的な契約を最初から決めるより、組合員が判断しやすくなる可能性があります。

ただし、試行であっても、必要な承認手続きを省略できるわけではありません。

また、管理会社に支払う費用が増えることと、管理費の徴収額を引き上げることは、別の問題です。

管理組合に十分な予算がある場合と、管理費の値上げまで必要な場合とでは、検討すべき内容も異なります。

いずれの方法を選ぶにしても、重要なのは、次回総会までに何が分かれば組合員が判断できるのかを明確にすることです。

理解が得られるまで何も決められないと考えるのではなく、決議に必要な情報を整えることが、結果として早期の負担軽減につながります。

6．自主管理の良さを守るために、変えるべきものは何か

自主管理マンションには、自分たちの建物を自分たちで守ろうとする意識があります。

住民同士の協力関係があり、必要なことに素早く対応できる。

そのような長所まで、管理会社への委託によって失う必要はありません。

ただし、管理会社に一部の仕事を委託しても、理事長が引き続きすべての判断を一人で抱え込むのであれば、問題は解決しない可能性があります。

今回の事例でも、KTCが業者との調整や資料作成を支援するだけで、十分に負担が軽減できるかどうかは、まだ分かりません。

理事長がどこまで判断に関与し、他の役員が何を分担できるのか。

管理会社がどのような判断材料を提供できるのか。

追加委託の前に、こうしたことを確認する必要があります。

また、支援業務を追加する場合には、対応できる内容だけでなく、対応できない内容も明確にしておくことが大切です。

例えば、管理会社が苦情対応を補助するとしても、住民間のあらゆる対立を解決できるわけではありません。

理事会資料を作成しても、管理組合が行うべき判断をすべて代行できるわけでもありません。

こうした限界を理解したうえで必要な支援を選ぶ方が、委託後の認識の違いを防ぎやすくなります。

今回、KTCが検討している「理事長サポート」は、まだ追加契約が決まったものではありません。

どの業務をどこまで支援するのか、費用をどう設定するのか、組合員への説明をどのように進めるのかについては、引き続き検討が必要です。

しかし、この相談から考えさせられることがあります。

自主管理の良さを守るために、理事長が限界まで頑張り続けなければならないとすれば、その管理方法には見直す余地があります。

自主管理を続けることと、これまでの仕事のやり方をすべて守ることは、同じではありません。

今の理事長が無理をしているのであれば、次の理事長も同じ負担を引き受けなければならないのか、という問題もあります。

追加委託を考えるときには、まず現在の理事長が何を負担に感じているのか、その仕事を減らしたり分担したりできないかを確認してください。

そのうえで、管理会社などに支援を求める方がよい仕事があれば、業務範囲と費用を具体化して、管理組合で検討することになります。

管理会社を入れても、自主管理の良さを残すことはできます。

ただし、そのために大切なのは、単に管理会社へ仕事を追加することではありません。

これまで住民が協力してきた部分を大切にしながら、特定の役員に集中している負担を減らすことです。

その変化を管理組合全体が理解し、納得して選べることこそ、自主管理の良さを将来につなげる方法ではないでしょうか。

株式会社関西建物センターでは、自主管理マンションの会計業務や理事会支援などを行っています。理事長の業務負担や、現在の委託業務に追加できる支援についても、管理組合の状況に応じてご相談をお受けしています。

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