会計を外注したのに、なぜ自主管理マンションで滞納者が増えてしまったのか
自主管理マンションを続けていく中で、最初に負担が大きくなりやすい仕事の一つが会計です。
毎月の入出金を確認し、帳簿を作り、管理費や修繕積立金の収納状況を確認する。決算期になれば収支報告書や貸借対照表を作り、総会に向けた資料も準備しなければなりません。
「もう住民だけで会計を担当するのは難しい」
そうなったとき、会計だけを専門業者へ外注するという選択があります。
これは決して間違った方法ではありません。
実際、自主管理を続けながら、会計だけを外部へ委託して安定して運営している管理組合があります。
ところが、私たちが関わったある20戸台の自主管理マンションでは、会計を外注した後、むしろ滞納者が増えてしまいました。
なぜでしょうか。
問題は、会計業務を外注したことではありませんでした。
会計業務の先にある仕事を、誰が担当するのかが決まっていなかったことです。
会計担当者の負担を減らせば、自主管理は続けられると考えた
このマンションでは、もともと組合員同士に大きな対立があったわけではありません。
できるだけ平和的に話し合いながら管理組合を運営し、役員についても輪番制で交代していました。
多少、特定の人に頼っている部分はあったものの、それなりに運営できていたのです。
ところが、長く続けているうちに、会計担当者の負担が重くなってきました。
そこで、「一番大変な会計だけ外へ出そう」という判断になりました。
会計処理を専門業者へ任せれば、役員の負担はかなり減ります。
それ以外の管理組合運営については、これまで通り輪番制の役員で対応できる。
当時は、そう考えても不自然ではありませんでした。
実際、会計業務を受託した時点で、管理組合内に大きな問題が表面化していたわけでもありません。
ここは、このマンションの事例で重要な部分です。
何か問題が起きていたから外注したのではありません。
問題が起きていないように見える状態で、一部分だけを外注したのです。
会計処理ができることと、滞納管理ができることは同じではない
その後、輪番制で新しい理事長が就任しました。
就任された方も、決して何もしなかったわけではありません。
仕事を持ちながら、できる範囲で理事長業務をされていたのだと思います。
ところが、次第に理事長と会計外注先との情報共有がうまくいかなくなりました。
そこで問題になったのが滞納です。
管理費が入金されていなければ、会計処理をしている側では数字として把握できます。
しかし、「入金されていないことが分かる」ことと、
「滞納者に対して実際に対応する」ことは同じではありません。
例えば、一人の組合員から入金がなかったとします。
まず、入金状況を確認します。
次に、それが単なる振込忘れなのか、本格的な滞納なのかを確認します。
必要であれば本人へ連絡します。
それでも支払いがなければ再度督促し、長期化すれば理事会で対応方針を決めることになります。
場合によっては、専門家への相談も必要になります。
つまり、実際の滞納管理には、
発見する
→伝える
→判断する
→行動する
という複数の仕事があります。
会計外注によって対応できるのは、このうち主として「発見する」部分です。
契約内容によっては督促まで対応することもありますが、少なくとも管理組合として「どうするか」を判断する役割まで自動的に外注されるわけではありません。
ここを区別しておかなければなりません。
問題は「忙しい理事長」だったのか
結果だけを見ると、
「理事長がきちんと会計外注先と連絡を取らなかったから滞納が増えた」という説明もできます。
しかし、私たちはこのような理解には慎重であるべきと考えています。
なぜなら、輪番制の管理組合であれば、忙しい人が理事長になることは十分に予想できるからです。
会社員かもしれません。
家族の介護をしている人かもしれません。
マンション管理についてほとんど知識がない人が就任することもあります。
それでも輪番制を採用するのであれば、
「今度の理事長は熱心な人だろうか」に依存するのではなく、
誰が理事長になっても最低限の管理が止まらない仕組みを考える必要があります。
今回のケースで改善すべきだったのも、理事長本人の能力ではありません。
理事長と外注先の連絡が少し途切れただけで、滞納対応そのものが弱くなる管理体制だったことです。
これを個人の責任だけにしてしまうと、次の理事長が就任したときに同じ問題が起こります。
部分委託で問題が起こりやすいのは「仕事と仕事の間」
管理会社へすべての管理業務を委託しているマンションでも、業務の境界はあります。
まして、自主管理を続けながら会計だけ、清掃だけ、設備点検だけというように一部分を外注する場合には、さらに注意が必要です。
例えば会計を外注する場合でも、
会計業務受託会社は帳簿を作る。
理事長は当該会社から報告を受ける。
滞納があれば理事会へ報告する。
督促は理事長が行う。
ここまで決まっていれば、一応役割は分かれています。
しかし、実際の運営ではもう一つ確認する必要があります。
理事長が動けなかったとき、どうなるのか。
ここが抜けている管理組合は少なくありません。
滞納額が一定額になったら会計外注先から理事全員へ報告する。
一定期間以上の滞納は自動的に理事会の議題にする。
毎月の会計報告書に滞納一覧を添付する。
理事長が交代するときには、外注先との連絡方法と未処理案件を引き継ぐ。
こうした仕組みを決めておけば、特定の人の記憶や熱意だけに依存する部分を減らせます。
管理業務では、誰が仕事をするかが重要です。
しかし実際には、仕事と仕事の間を誰がつなぐのかの方が問題になることが多々あります。
この「つなぎ目」は、見積書にも会計帳簿にも表れにくいため、問題が起きるまで気づきにくい部分です。
会計だけの外注が間違いというわけではない
この事例から、
「自主管理では会計だけを外注しても意味がない」と結論づけるのは適切ではありません。
管理組合内部に十分な運営能力があり、役割分担や引継ぎの仕組みができているのであれば、会計だけを専門家へ任せる方法は合理的です。
費用を抑えながら専門性の必要な部分だけ外部化できるため、小規模マンションでは特に有効な場合があります。
反対に、管理会社へ全面的に委託したからといって、自動的に問題がなくなるわけでもありません。
管理会社にも契約上の業務範囲があります。
最終的に重要な方針を決めるのは管理組合です。
したがって、考えるべきなのは、
現在の管理組合が、自分たちでどこまで判断し、どこから外部の力を借りるのか。
そして、その境界で仕事が止まらないようにすることです。
外注する前に、「処理・報告・判断・対応」を分けて考える
KTCでは、一部分だけを外注する場合、単に「何を外注するか」だけを見るのではなく、その前後まで確認することを重視しています。
会計なら、少なくとも次の四つに分けて考えます。
処理する人
帳簿を作成し、入出金を確認するのは誰か。
報告する人
滞納や予算超過などの異常を誰に、どのタイミングで知らせるのか。
判断する人
その情報を受けて、何をするか決めるのは誰か。
対応する人
督促、業者への指示、組合員への説明などを実際に行うのは誰か。
この四つが一人の理事長の頭の中だけでつながっている状態では、その理事長が忙しくなっただけで管理が止まってしまいます。
一方で、四つの役割と情報の流れが明確になっていれば、役員が交代しても比較的引き継ぎやすくなります。
重要なのは優秀な人を探し続けることではありません。
普通の人が輪番制で役員になっても運営できる状態をつくることです。
それが、自主管理を長く続けるためには必要になります。
会計を外注している管理組合が、今確認しておきたいこと
現在、自主管理を続けながら会計を外注している管理組合であれば、一度、次の場面を想像してみてください。
「来月から、今の理事長がほとんど管理組合の仕事をできなくなったら、滞納管理はそのまま動くだろうか。」
誰かがすぐ代わりに対応できるのであれば、大きな問題はありません。
しかし、
「会計会社から理事長へ連絡が行くだけ」
「その後どうなるかは理事長次第」
という状態なら、一度役割を整理しておいた方がよいでしょう。
会計を外注することは、管理組合の負担を減らす有効な方法です。
ただし、外注によって仕事を一つ切り離すと、その前後に新しい境界ができます。
その境界を誰がつなぐのかまで決めて初めて、部分委託は管理体制として機能します。
管理組合運営で本当に怖いのは、誰か一人が仕事を忘れることではありません。
誰か一人が動かなかっただけで、誰にも気づかれないまま仕事が止まり続けることです。
KTCでは、自主管理マンションや小規模マンションについて、単に業務を引き受けるだけでなく、どの業務を管理組合に残し、どこを外部化し、その間をどうつなぐかという管理体制の整理も行っています。
現在の自主管理を続けるべきか、部分的に外部へ任せるべきか判断に迷われている場合は、現状の業務分担から整理してみることをおすすめします。
全面委託を前提にする必要はありません。
現在の管理方法と困っていることを確認し、どの部分を残し、どの部分を外部化するか一緒に整理します。
